Chiến dịch quan hệ công chúng hay PR cho phép bạn kiểm soát việc truyền bá thông tin về bạn và doanh nghiệp của bạn, tạo ra câu chuyện truyền thông giúp bạn thu hút khách hàng mà không tốn kém chi phí cho quảng cáo truyền thống.

Tuy nhiên, quan hệ công chúng không diễn ra tự nhiên. Để tạo và triển khai chiến dịch quan hệ công chúng, bạn cần một kế hoạch toàn diện mà doanh nghiệp của bạn có thể tuân theo, đo lường và cải thiện.

Kế hoạch truyền thông bao gồm những gì?
Để đạt được mục tiêu quan hệ công chúng và tiếp cận khách hàng, bạn cần phát triển một kế hoạch truyền thông. Kế hoạch này nêu rõ:

Bạn muốn tiếp cận ai
Những gì bạn muốn đạt được
Bạn sẽ làm gì
Bạn sẽ đánh giá thành công của mình như thế nào

Bạn có thể tạo một kế hoạch truyền thông thành công và xây dựng chiến dịch quan hệ công chúng của mình theo sáu bước:


Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn
Xác định và viết ra mục tiêu của bạn. Chiến dịch quan hệ công chúng của bạn sẽ được thiết kế để đạt được điều gì? 

Xác định chuyên môn của bạn?
Xây dựng thiện chí với khách hàng, nhà cung cấp hoặc cộng đồng của bạn?
Tạo và củng cố thương hiệu và hình ảnh công ty chuyên nghiệp của bạn?
Tạo ra nhận thức tích cực về công ty và dịch vụ của bạn?
Giới thiệu dịch vụ hoặc sản phẩm mới cho thị trường của bạn?
Tạo doanh số hoặc khách hàng tiềm năng?
Giảm thiểu tác động của thông tin tiêu cực hoặc khủng hoảng doanh nghiệp?
Khi bạn đã biết mục tiêu quan hệ công chúng của mình là gì , bạn có thể xây dựng một kế hoạch truyền thông xoay quanh mục tiêu đó.


Bước 2: Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Nêu rõ mục tiêu cho chiến dịch của bạn. Không giống như mục tiêu định tính, mục tiêu của bạn phải định lượng. Những mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu chung về kinh doanh, tiếp thị và bán hàng của bạn.


Khi thiết lập các mục tiêu này, hãy sử dụng phương pháp SMART. Mục tiêu của bạn phải là:


Cụ thể.  Kết quả lý tưởng mà bạn đang cố gắng tạo ra là gì?
Có thể đo lường.  Bạn sẽ đo lường sự thành công của chiến dịch như thế nào?
Có thể đạt được.  Làm thế nào bạn có thể đạt được mục tiêu của mình trong phạm vi hạn chế về nguồn lực, chẳng hạn như ngân sách hoặc giờ làm việc của nhân viên?
Thực tế.  Bạn có đặt ra mục tiêu có ý nghĩa đối với phạm vi chiến dịch quan hệ công chúng của mình không?
Theo thời gian. Bạn có bao lâu để hoàn thành mục tiêu và mục đích của mình?

Bước 3: Xác định thị trường mục tiêu của bạn
Trong tiếp thị, mọi thứ đều được xác định bởi khách hàng mục tiêu của bạn . Xác định đối tượng bạn đang cố gắng tiếp cận, những gì khách hàng đó quan tâm và nơi họ có thể tìm thấy, bạn có thể tạo bản thiết kế cho toàn bộ chiến dịch của mình, bao gồm:


Bạn muốn giao tiếp với ai
Bạn sẽ gửi thông điệp chính nào?
Bạn sẽ sử dụng nền tảng truyền thông nào
Làm thế nào để bạn giành được sự chú ý và tin tưởng của người tiêu dùng
Ngôn ngữ, hình ảnh hoặc chủ đề nào bạn nên sử dụng

Khi bạn biết ai là người tạo nên thị trường mục tiêu của mình, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch về nơi và thời điểm chiến dịch quan hệ công chúng của mình sẽ xuất hiện, cũng như nội dung chiến dịch sẽ nói gì. Có thể hữu ích khi xem xét hoạt động tiếp cận quan hệ công chúng mà đối thủ cạnh tranh của bạn đã thực hiện, điều này sẽ giúp bạn biết nên nhắm mục tiêu vào phương tiện truyền thông nào, cũng như thông điệp nào bạn nên và không nên gửi.


Bước 4: Cơ hội nghiên cứu
Bắt đầu nghiên cứu và lập kế hoạch cho các cơ hội cho chiến dịch truyền thông của bạn. Bạn sẽ sử dụng phương tiện truyền thông nào để truyền tải thông điệp của mình đến công chúng? Ví dụ có thể bao gồm:


Thông cáo báo chí và bài viết
Xuất hiện như một nguồn tin trong các câu chuyện truyền thông
Những câu chuyện thành công của khách hàng
Thư gửi biên tập viên
Họp báo, phỏng vấn hoặc tham quan truyền thông
Xuất hiện trên radio, truyền hình hoặc podcast
Hội thảo, hội nghị chuyên đề hoặc các buổi nói chuyện
Tài trợ sự kiện

Khi bạn bắt đầu tìm hiểu cơ hội, hãy liên hệ với những người bạn đã có trong giới truyền thông hoặc khám phá các cơ hội để tạo dựng mối quan hệ với giới truyền thông như các sự kiện giao lưu.


Bước 5: Tạo lịch trình
Sau khi đã kết nối với các phương tiện truyền thông và biết được những cơ hội có sẵn, hãy lập lịch trình cho chiến dịch quan hệ công chúng của bạn bao gồm:


Bạn sẽ xuất hiện ở những cửa hàng nào
Bạn hoặc công ty của bạn sẽ xuất hiện như thế nào?
Bất kỳ hành động tiếp theo nào bạn cần thực hiện sau đó
Lịch trình truyền thông xã hội hoặc email để công bố mỗi lần xuất hiện

Khi bạn tạo lịch trình, hãy cân nhắc những gì khác sẽ diễn ra với các nỗ lực tiếp thị và bán hàng khác trong hoặc sau chiến dịch của bạn. Ví dụ, bằng cách phối hợp các lần xuất hiện trong quan hệ công chúng với các đợt bán hàng sắp tới, bạn sẽ tạo thêm động lực cho những người tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn chuyển đổi thành khách hàng. Bạn thậm chí có thể tạo các trang ưa đãi đặc biệt, email hướng dẫn hoặc chiết khấu cho những người tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn thông qua chiến dịch quan hệ công chúng của bạn.


Bước 6: Đo lường tiến trình của bạn
Cuối cùng, hãy đưa ra các biện pháp để theo dõi kết quả chiến dịch quan hệ công chúng của bạn. Các biện pháp này có thể bao gồm:


Thu hút và chuyển đổi khách hàng tiềm năng
Số lượng bán hàng
Các yêu cầu bổ sung của phương tiện truyền thông
Những thay đổi trong tình cảm xã hội
Đặt hàng trước cho một sản phẩm hoặc dịch vụ mới
Số lượng người tham dự hội thảo hoặc sự kiện

Sau mỗi giai đoạn của chiến dịch, hãy ngồi xuống và xem xét kết quả. Bạn đã đạt được các mục tiêu và mục đích đã xác định của chiến dịch này chưa? Bạn có nên cân nhắc sửa đổi kế hoạch ban đầu của mình không? Nếu có, thì như thế nào và tại sao? Để thành công, bạn phải đo lường và theo dõi không chỉ các lần xuất hiện trên phương tiện truyền thông mà còn cả các chi tiết về kết quả của chiến dịch.


Khi theo dõi kết quả của chiến dịch truyền thông, bạn cũng nên đo lường cách thức tích hợp với phần còn lại của hoạt động tiếp thị. Quan hệ công chúng cho phép bạn tiếp cận thị trường mục tiêu mà không tốn kém chi phí quảng cáo, nhưng không nên là công cụ duy nhất trong hỗn hợp tiếp thị của bạn . Bằng cách tạo ra một kế hoạch truyền thông toàn diện và tích hợp nó với phần còn lại của chiến lược tiếp thị, bạn sẽ đưa doanh nghiệp của mình vào vị thế tốt nhất có thể để phát triển và thịnh vượng.