プロアクティブな危機管理は、規模や業界に関わらず、あらゆる組織にとって不可欠です。
組織が自然災害、データ漏洩、または広報上の災害に直面する場合、準備が何よりも重要です。
本記事では、直接リコールを主導した経験に基づき、組織の危機管理能力を向上させるための10ステップの方法を紹介します。

1: 危機を特定する
危機管理の最初の段階は、組織を混乱させる可能性のある潜在的な脅威を理解することです。このプロセスは、リスク評価として知られており、事業、従業員、評判、利害関係者、または顧客に悪影響を与える可能性のあるイベントを特定します。自然災害からデータ漏洩まで、これらの潜在的な危機シナリオを知ることで、各シナリオに合わせたターゲット型の対応戦略を作成できます。

2: 危機管理チームを編成する
潜在的な危機を特定した後、多様で機能横断的な危機管理チームを編成することが不可欠です。このチームには、オペレーション、品質、人事、法務、広報などのさまざまな部門のメンバーを含める必要があります。経営委員会にさまざまな視点を持つことで、包括的な危機対応計画を作成し、あらゆる角度から危機に対処することができます。

3: 役割と責任を割り当てる
フットボールチームのすべての選手が特定の役割を持っているように、危機管理チームの各メンバーには明確な役割と責任が必要です。適切な構造を持つチームには、全体的な対応を調整するチームリーダー、社内外へのメッセージングを担当するコミュニケーションマネージャー、リソースとオペレーションを管理するロジスティクスコーディネーターなどが含まれます。

4: コミュニケーション戦略を作成する
危機は、適切にコミュニケーションを取らなければ、すぐに制御不能になる可能性があります。コミュニケーション戦略では、危機に関する情報を社内と社外にどのようにいつ伝えるかを定義する必要があります。適切に作成され実行されたコミュニケーションプランは、認識を管理し、透明性を維持し、組織の評判を守るのに役立ちます。

5: 危機管理計画を作成する
危機管理プログラムの中心は、危機管理計画です。特定された潜在的な危機ごとに、危機を軽減するための手順、従うべき手順、各タスクの責任者を詳細に示した包括的な計画を策定する必要があります。この計画は、迅速かつ効果的な行動を実行できるように、簡単にアクセスでき、明確で簡潔である必要があります。

6: 訓練とシミュレーション
危機管理計画を理解することと、高ストレス状況下で実行することは、全く異なることです。定期的に計画された訓練とシミュレーションは、チームが計画に精通するのに役立ち、実際の危機が発生する前に修正できる弱点や混乱を明らかにします。

7: リソースを割り当てる
効果的な危機管理にはリソースが必要です。これは、緊急オペレーションの財源、危機を管理し、必要に応じてリモートワークを可能にするテクノロジーリソース、または計画を実行するための人的リソースになります。潜在的な危機ごとに必要なリソースを評価し、適切なリソースを割り当てます。

8: 計画を定期的に監視および更新する
危機管理計画は、静的なものであってはなりません。新しいテクノロジーが登場し、脅威が進化し、組織が成長するにつれて、計画を定期的に見直し、更新する必要があります。ビジネス環境の継続的な監視と頻繁な変更により、危機管理プログラムは機敏で効果的になります。

9: 利害関係者を巻き込む
従業員、役員、顧客、投資家など、利害関係者は、危機管理プログラムを認識している必要があります。彼らの理解、関与、支援は、危機への対応と回復を迅速化することができます。危機管理の取り組みについて最新情報を提供し、フィードバックに耳を傾けてください。

10: 危機後の分析と学び
嵐が過ぎたら、そこから学ぶ時です。危機後の分析は、組織がどのようにうまく対応したか、そしてどのように改善できるかについての貴重な洞察を提供することができます。これらの教訓は、危機管理計画に組み込むべきであり、継続的な改善サイクルを促進します。